【製造業のDX】RPA導入で月40時間の業務削減！東亜工作所の成功事例に学ぶ「はじめの一歩」

「毎日同じようなデータ入力作業の繰り返しで、もっと重要な仕事に時間を使いたい…」

「人手不足で、一人当たりの業務量が増え続けている」

多くの中小企業の経営者や現場の担当者が、このような悩みを抱えているのではないでしょうか。

日々の定型業務に追われ、本来注力すべきである顧客への価値提供や、新しい事業の創出といった創造的な活動に時間を割けない。このジレンマは、企業の成長を阻む大きな壁となります。

本記事では、まさにそのような課題を抱えていた一社の製造業が、RPA（Robotic Process Automation）というテクノロジーを活用し、月40時間もの業務削減に見事成功した事例を徹底的に解説します。

その企業とは、航空宇宙関連部品といった最先端の部品加工を手掛ける「有限会社東亜工作所」。

この記事を読めば、東亜工作所がRPA導入に至った背景、具体的な自動化業務の内容、そして成功を掴むまでのリアルな道のりが、手に取るようにわかります。

単なる成功事例の紹介ではありません。導入の決め手となったポイントから、中小企業がRPA導入を成功させるための「5つの鉄則」まで、あなたの会社が明日からDX（デジタルトランスフォーメーション）の「はじめの一歩」を踏み出すための、具体的なヒントが満載です。

なぜ今、多くの中小企業が「RPA」に注目しているのか？

「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉がバズワードとなって久しいですが、多くの中小企業にとっては「重要性は理解しているが、何から手をつければいいかわからない」というのが本音ではないでしょうか。

人材も予算も限られる中で、大規模なシステム投資は現実的ではありません。そんな中、多くの中小企業がDXの「はじめの一歩」として注目しているのが、RPA（Robotic Process Automation）です。

忍び寄る「2025年の崖」と人手不足の現実

経済産業省が警鐘を鳴らす「2025年の崖」。これは、複雑化・老朽化した既存システムが足かせとなり、デジタル競争の敗者となるリスクを指します。この崖を乗り越えるためには、業務プロセスの見直しとデジタル化が不可欠です。

さらに、少子高齢化による労働人口の減少は、中小企業にとってより深刻な問題となっています。限られた人材で生産性を維持・向上させるためには、人間がやるべき仕事と、そうでない仕事の切り分けが急務です。

RPAが「はじめの一歩」に最適な理由

RPAは、こうした課題に対する強力な処方箋となります。なぜなら、中小企業にとって非常に導入のハードルが低いからです。

簡単に言えば、RPAとは「パソコン上で行う定型的な操作を、ソフトウェアのロボットが記憶して代行してくれる仕組み」です。毎日行っているコピー＆ペースト、データ入力、情報収集といった単純作業を、24時間365日、文句も言わず正確に実行してくれる、まさに「デジタルレイバー（仮想知的労働者）」なのです。

このRPAを活用し、劇的な業務改善を成し遂げたのが、今回ご紹介する有限会社東亜工作所です。

【事例】月40時間の業務削減を実現！有限会社東亜工作所の挑戦

導入前の課題：付加価値の低い定型業務がコア業務を圧迫

有限会社東亜工作所は、昭和27年創業の老舗企業。複雑形状部品の重切削から高精度切削までを手掛け、近年では月面着陸の実証装置に使われる燃料タンクを製作するなど、日本のものづくりを支える高い技術力を誇ります。

しかし、その高い技術力とは裏腹に、バックオフィス業務、特に受注処理は、アナログな手作業に大きく依存していました。

同社の主な課題は、顧客ごとに仕様が異なるWeb-EDI（電子データ交換）システムからの受注情報の取得と、それを自社の基幹システムへ転記入力する作業でした。

このプロセスは、

という、非常に手間と時間のかかるものでした。毎日発生する数十件の注文に対し、入力に1時間、チェックに1時間、合計2時間もの時間を費やしていたのです。

この「付加価値は低いが、ミスが許されない」定型業務が、社員の大きな負担となっていたことは想像に難くありません。結果として、本来注力すべきである技術開発や品質向上、顧客とのコミュニケーションといった、企業の競争力の源泉となるコア業務の時間が圧迫されていたのです。

導入の決め手：「低価格」「操作性」「サポート体制」

実は、東亜工作所がRPAの導入を検討したのは、これが初めてではありませんでした。約4年前にも一度検討したものの、当時は「導入コストが高額」「操作が難しそう」といった印象から、導入を見送ったという経緯があります。

しかし、業務効率化の必要性は増すばかり。そんな中、安価なRPAツールが増えてきたことをきっかけに、同社は再び情報収集を開始します。

そして、展示会で運命的な出会いを果たしたのが、RPAツール「RoboTANGO」でした。黒﨑社長は、比較検討することなく、その場で導入を決めたと言います。その決め手は、中小企業がRPA導入で抱える不安を払拭する、3つの明確なポイントにありました。

自動化した業務と驚きの成果

「RoboTANGO」の導入を決めた東亜工作所は、早速、長年の課題であった受注処理と、社内の情報共有プロセスの自動化に着手します。

1. 受注処理の自動化：月40時間の削減インパクト

最も大きな効果を上げたのが、受注処理の自動化です。これまで2人がかりで毎日2時間かけていた作業は、RPAロボットによって劇的に変わりました。

この結果、毎日2時間かかっていた作業は完全にゼロになりました。単純計算で、月間40時間もの工数削減を達成したのです。さらに、RPAは人間と違ってミスをしません。これにより、これまで心理的な負担が大きかったダブルチェックの作業も不要となり、社員は精神的なプレッシャーからも解放されました。

2. 社内情報共有の自動化：配信漏れゼロで生産性向上

もう一つ、地味ながら大きな効果を発揮したのが、社内への情報共有の自動化です。

同社では、現場の製造担当者からの要望を受け、前日の注文情報を社内SNS（LINE WORKS）で共有していました。しかし、この配信作業を担当していた黒﨑社長が出張や多忙な際に、配信を忘れてしまうことがありました。たった一度の配信漏れが、現場での確認作業の多発につながり、生産性を阻害していたのです。

そこで、この共有プロセスもRPAで自動化。

この自動化にかかる時間は、わずか10分程度。しかし、黒﨑社長は「時間の削減以上に、配信のことを覚えておく必要がなくなったことが最大のメリット」と語ります。定型業務に頭のリソースを割く必要がなくなり、その分、経営戦略や技術開発といった、社長本来のクリエイティブな業務に集中できるようになったのです。これは、数字には表れない、RPA導入の大きな価値と言えるでしょう。

【もう一つの事例】RPA初心者がサポート活用で実現した月40時間削減

東亜工作所の事例は、経営者自身がITに明るかったという側面もあります。しかし、もし自社にITに詳しい人材が誰もいなかったら、RPA導入は不可能なのでしょうか。

答えは「ノー」です。次にご紹介するDMソリューションズ株式会社の事例は、RPA初心者だったチームが、ベンダーのサポートを最大限に活用することで、同じく月間40時間の業務削減を達成した、勇気を与えてくれる物語です。

導入前の課題：「何を自動化すれば良いか分からない」という壁

DMソリューションズは、ダイレクトメールやデジタルマーケティングを手掛ける企業です。同社では、RPAツール「RaQubo」を導入したものの、大きな壁に直面していました。

それは、「自動化」という言葉は理解できても、「具体的に何を、どうすれば自動化できるのかが全くイメージできない」という、多くのRPA導入初期の企業が陥る課題でした。

担当者は、「Excelを開く」「ボタンを押す」といった日々の操作を、そのままRPAのシナリオに置き換えるだけで本当に効果があるのか、懐疑的でした。「結局、手でやった方が早いのではないか？」という疑心暗鬼から、自動化に本気で向き合えずにいたのです。

成功の転機：カスタマーサクセスとの「伴走」

この状況を打破したのは、RPAツールベンダーのカスタマーサクセス（CS）との出会いでした。

「このままではまずい」と感じた担当者は、CSに相談。CSチームは、担当者が「やりたいこと」を丁寧にヒアリングし、二人三脚でシナリオ作成を支援しました。中途半端だったシナリオを見直し、具体的なアドバイスを重ねることで、担当者は徐々にシナリオ作成のコツを掴んでいきます。

「導入初期に作ったシナリオの多くはCSの伴走によって出来上がった」と担当者が語るように、手厚いサポートが、RPA初心者のチームが「自動化の壁」を乗り越えるための強力な推進力となったのです。

自動化した業務と成果

CSとの伴走を経て、同社は広告運用の週次レポート作成業務の自動化に成功します。

具体的には、これまで担当者が各広告媒体の管理画面にログインし、手作業でデータをダウンロード、Excelに貼り付けて集計していた一連の作業をRPAに置き換えました。

CSチームは、この一連の流れをどのようにRPAで実現するか、具体的なシナリオの作り方を丁寧にレクチャーしました。「まずはログイン部分だけ作ってみましょう」「次にデータ取得の部分を試しましょう」といった形で、ステップバイステップで支援することで、担当者は着実にスキルを習得していきました。

この事例は、社内にITの専門家がいなくても、ベンダーのサポートを「外部の専門家」として積極的に活用することで、RPA導入は十分に成功できることを証明しています。

2つの事例から学ぶ、中小企業がRPA導入を成功させるための「5つの鉄則」

東亜工作所とDMソリューションズ。この2社の成功事例は、決して特別なものではありません。むしろ、中小企業がRPA導入を成功させるための普遍的な教訓に満ちています。ここでは、明日から自社で実践できる「5つの鉄則」として、その要点を詳しく解説します。

鉄則1：完璧を目指さない。「スモールスタート」を徹底する

最初から全社的な業務改革を目指したり、複雑な業務の自動化に挑戦したりするのは、最も陥りやすい失敗パターンです。RPA導入は、マラソンのような長期戦。最初から全力疾走すると、途中で息切れしてしまいます。

東亜工作所が成功した最大の要因は、「とりあえず導入してみて、上手くいかなければ止めてもいい」という気軽さでスモールスタートしたことにあります。まずは、経理部の請求書発行業務だけ、営業部の日報作成だけ、といったように、限定的な範囲から始めましょう。具体的には、「1つの部署」の「1つの業務」から着手するのがセオリーです。

月5時間の削減でも構いません。重要なのは、「自動化によって業務が楽になった」という小さな成功体験を、早い段階で関係者全員が共有することです。その小さな成功が、「次はあの業務も自動化できないか？」という前向きな議論を生み、次のステップに進むための最も強力な推進力となります。焦らず、着実に、一歩ずつ進めること。それが、RPA導入を成功に導く一番の近道です。

鉄則2：ROIを意識する。費用対効果の高い「守りの業務」から攻める

RPAは投資です。そして、投資である以上、リターン（ROI：Return on Investment）を意識することが不可欠です。特にリソースの限られる中小企業では、どの業務から自動化するかの選択が、プロジェクトの成否を大きく左右します。

最初に自動化すべきは、東亜工作所の受注処理のように、「毎日繰り返し発生し、時間がかかっているが、直接的な利益は生まない」いわゆる「守りの業務」です。具体的には、以下の3つの条件を満たす業務を探しましょう。

こうした「守りの業務」の自動化は、すぐに「時間削減」という目に見える効果を生み出します。経営層に対しても導入効果を説明しやすく、RPA導入の価値を最も雄弁に物語ってくれるでしょう。まずは、こうした費用対効果の高い業務で確実に成果を出すことが、次の投資を引き出すための鍵となります。

鉄則3：現場を巻き込む。「やらされ感」を「自分ごと」に変える

RPA導入が失敗する大きな原因の一つに、現場の抵抗があります。「自分の仕事がロボットに奪われるのではないか」という不安や、「新しいツールを覚えるのが面倒だ」という反発は、当然の感情です。

これを乗り越えるには、経営層や情報システム部門がトップダウンで導入を押し付けるのではなく、現場の担当者をプロジェクトの「主役」として巻き込むことが不可欠です。

どの業務に課題があり、何に一番時間を取られているのか。その答えを一番よく知っているのは、日々その業務に携わっている現場の担当者自身です。「この面倒な作業をなくすにはどうすればいいか」を一緒に考え、ロボットを「自分たちの業務を楽にしてくれる相棒」として育てていく。この「自分ごと」化のプロセスこそが、RPAを組織に根付かせるための鍵となります。

東亜工作所の黒﨑社長は、RPA導入後、削減できた時間を「社員が新しいスキルを学ぶための研修時間に充てたい」と語っています。このように、RPA導入の目的が「コスト削減」だけでなく、「社員の成長」や「新しい価値創造」にあることを明確にメッセージとして発信することが、現場の不安を期待へと変える上で非常に効果的です。

鉄則4：「作って終わり」はNG。運用と改善のサイクルを回す

RPAは魔法の杖ではありません。一度ロボットを作ったら終わり、ではないのです。むしろ、ロボットが安定して動き始めてからが、本当のスタートです。

WebサイトのUI変更、社内システムのアップデート、パスワードの変更など、外部環境の変化によって、昨日まで動いていたロボットは簡単に止まります。これを「野良ロボット」化させないためには、「作って終わり」にせず、安定稼働のための運用・保守体制をあらかじめ決めておくことが極めて重要です。

こうしたルールを定め、PDCA（Plan-Do-Check-Action）サイクルを回していく文化を組織に根付かせることが、RPAの効果を最大化します。東亜工作所が受注処理の次に社内情報共有の自動化に取り組んだように、「他に自動化できる業務はないか？」と常に探し、改善を続ける姿勢が、企業の生産性を継続的に向上させていくのです。

鉄則5：ツール選びは「伴走者」選び。サポート体制を最重視する

特にIT専門の担当者がいない中小企業にとって、RPAツール選びは、「機能」や「価格」だけで判断してはいけません。もちろんそれらも重要ですが、最も重視すべきは、ベンダーのサポート体制です。

DMソリューションズの事例が示すように、RPA初心者のチームが成功できたのは、ベンダーのカスタマーサクセスという「伴走者」がいたからに他なりません。ツール選びは、「製品」選びであると同時に、「パートナー」選びなのです。

以下のポイントをチェックし、自社と二人三脚で歩んでくれる「伴走者」を見つけましょう。

多くのRPAツールには無料トライアル期間が設けられています。この期間を活用し、ツールそのものの使い勝手だけでなく、その裏にいる「人」や「企業文化」を見極める視点が、RPA導入の成功確率を大きく高めるでしょう。

まとめ：月40時間の創出は、未来への投資。RPAで「はじめの一歩」を踏み出そう

本記事では、RPAを導入し、劇的な業務改善を成し遂げた2社の事例と、そこから導き出される成功のための「5つの鉄則」を解説しました。

業種も、導入の背景も異なる2社ですが、共通しているのは、RPAを導入し、月40時間という貴重な時間を創出したという事実です。

この時間は、単なるコスト削減以上の価値を持ちます。それは、人間が本来やるべき、より付加価値の高い、創造的な仕事に挑戦するための「未来への投資」に他なりません。新しい技術の開発、顧客との対話、社員教育、あるいは新しい事業戦略の立案。創出された時間を何に使うかで、企業の未来は大きく変わります。

RPAは、もはや一部の大企業だけのものではありません。クラウド技術の進化と低価格化により、今やあらゆる中小企業が、その恩恵を享受できる時代になりました。

この記事を読んで、「うちの会社でもできるかもしれない」と少しでも感じていただけたなら、ぜひ今日、最初の一歩を踏み出してみてください。

完璧な計画は必要ありません。まずは、あなたのチームで「毎日繰り返している、あの面倒な作業」を一つ、リストアップすることから始めてみましょう。そして、気になるRPAツールの無料トライアルに申し込んでみましょう。ベンダーのサポートを頼ってみましょう。

その小さな一歩が、未来の40時間を、ひいては会社の未来を大きく変える、重要な転換点になるはずです。